Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

De Ludovicusloop Lendelede hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid lees je welke gegevens we verzamelen via deze website, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken je gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens kan je ons via bovenstaand e-mailadres bereiken.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken enkel de gegevens die je zelf aan ons bezorgt, of die nodig zijn om de website technisch te laten werken:

• “Blijf op de hoogte”-formulier: je e-mailadres.
• Formulier “Sponsor worden”: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, adres, telefoonnummer, e-mailadres, de gekozen sponsorformule en eventuele opmerkingen.
• Contact via e-mail: je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.
• Inschrijving voor de loop (zodra die opengaat): de gegevens die nodig zijn om je deelname te organiseren, zoals naam, e-mailadres, geslacht, geboortejaar en gekozen afstand, en je wedstrijdresultaat.
• Technische gegevens: bij elk bezoek registreert de webserver automatisch beperkte gegevens zoals je IP-adres, browsertype en het tijdstip van je bezoek (serverlogs). Deze worden enkel gebruikt voor de beveiliging en de goede werking van de website.

We vragen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) op.

3. Waarom verwerken we je gegevens?

Gebruiken we je gegevens op basis van toestemming? Dan kan je die toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar info@ludovicusloop.be. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

We gebruiken je gegevens nooit voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en we verkopen of verhuren ze nooit aan derden.

4. Foto’s en video’s

Tijdens de Ludovicusloop kunnen er sfeerfoto’s en video’s gemaakt worden die we gebruiken op deze website en op onze sociale media. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om verslag te geven van het evenement. Sta je liever niet op een foto, of wil je dat een gepubliceerde foto waarop je herkenbaar staat verwijderd wordt? Laat het ons weten via info@ludovicusloop.be, dan halen we die zo snel mogelijk weg.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld werden:

• E-mailadressen van geïnteresseerden: tot je je afmeldt, en uiterlijk één jaar na de editie waarvoor je je aanmeldde.
• Gegevens van sponsors: zolang de samenwerking loopt en daarna maximaal twee jaar. Gegevens die op facturen of in de boekhouding staan, bewaren we zolang de wet dat verplicht (momenteel tien jaar).
• Gegevens van deelnemers: tot uiterlijk één jaar na de editie waaraan je deelnam. Uitslagen kunnen langer gepubliceerd blijven als historisch overzicht.
• E-mailcorrespondentie: zolang nodig om je vraag af te handelen, en maximaal twee jaar.
• Serverlogs: volgens de bewaartermijn van onze hostingprovider, en in principe niet langer dan enkele maanden.

6. Met wie delen we je gegevens?

Je gegevens worden enkel gebruikt door de vrijwilligers van VZW De Glasbollopers die ze nodig hebben voor de organisatie van de Ludovicusloop. We doen beroep op een beperkt aantal dienstverleners (verwerkers) die in onze opdracht werken, zoals:

• onze hostingprovider, waar de website en de database draaien;
• onze e-mailprovider, voor het versturen en ontvangen van e-mails;
• bij de inschrijvingen: een tijdsregistratie- of inschrijvingspartner, voor zover nodig voor de organisatie van de loop.

Met deze partijen maken we de nodige afspraken zodat ook zij je gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen. Daarnaast geven we gegevens enkel door als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vraag van een bevoegde overheid.

7. Externe diensten op deze website

Voor de opmaak van deze website laden we lettertypes van Google Fonts (Google Ireland Ltd.) en de Bootstrap-bibliotheek via jsDelivr. Om deze bestanden te leveren, ontvangen deze partijen technisch noodzakelijk je IP-adres. Daarbij kan een doorgifte naar de Verenigde Staten plaatsvinden. Die gebeurt op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-U.S. Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. We gebruiken deze diensten niet om je te volgen.

Op deze website staan links naar onze pagina’s op Facebook en Instagram. Klik je daarop, dan gelden het privacy- en cookiebeleid van die platformen.

8. Cookies

Deze website gebruikt geen analytische, advertentie- of trackingcookies. Enkel in het afgeschermde beheergedeelte, dat uitsluitend toegankelijk is voor de organisatoren, wordt een strikt noodzakelijke sessiecookie geplaatst om ingelogd te blijven. Daarvoor is geen toestemming nodig.

9. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo verloopt de verbinding met de website versleuteld (HTTPS), is het beheergedeelte beveiligd met een persoonlijke login en hebben enkel de verantwoordelijke vrijwilligers toegang tot de gegevens.

10. Jouw rechten

Volgens de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kan opvragen welke gegevens we over jou bewaren.
• Recht op verbetering: je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): je kan vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid: je kan je gegevens in een gangbaar formaat opvragen of laten doorsturen.
• Recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om je toestemming in te trekken, op elk moment.

Je kan deze rechten kosteloos uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@ludovicusloop.be. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen. We beantwoorden je verzoek zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand.

11. Minderjarigen

Ben je jonger dan 13 jaar? Dan mag je enkel persoonsgegevens aan ons doorgeven met toestemming van je ouder of voogd. Ouders die vermoeden dat wij zonder toestemming gegevens van hun kind verwerken, kunnen ons contacteren; we verwijderen die gegevens dan.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

13. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de website of de wetgeving verandert. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt.